Tipos de documentos e prazos de arquivamento

A documentação de funcionários deve ser mantida em caráter permanente, mesmo de funcionários desligados há mais de cinco anos

Têm acontecido muitas fraudes de administradoras desonestas, principalmente quanto às Guias do INSS e do FGTS. Por lei, as administradoras devem manter em arquivo próprio os originais das Guias. Na hora de prestar contas para o síndico, podem fornecer uma cópia adulterada.

Desse modo, elas recolhem valor menor do que o obrigatório, “embolsando” a diferença_ e deixando o condomínio com pesadas dívidas, que acabam vindo à tona. Assim, atente às Certidões Negativas de Débito (CND) fornecidas por esses órgãos, pedindo-as periodicamente à administradora.

Mantenha os documentos abaixo:

• Livro ou cartão de ponto

• Horário de trabalho

• Carimbo do C.N.P.J (CGC)

• Matrícula no INSS

• Livro de Registro de Empregados

• Livro de Inspeção do Trabalho

• Contratos de Experiência

• Folha de Pagamento

• Pasta com todas as rescisões de contrato de trabalho

• Cadastro do empregador para o Vale Transporte

• Declaração e Termo de Responsabilidade – vale transporte

• Termo de responsabilidade para concessão do Salário-Família

• Declaração de dependentes para fins de desconto do Imposto de Renda

• Guias – contribuição sindical ; INSS ; FGTS ; PIS ; IR

• Certidões negativas de Débito (CND) do INSS e FGTS a cada três meses, se o responsável pelo pagamento é a administradora ou o contador

• RAIS (Relação Anual de Informação Social)

• DIRF (Declaração do Imposto de Renda na Fonte)

• Comprovante de rendimentos pagos e de retenção de Imposto de Renda na Fonte