Para auxiliar síndicos e construtoras, advogada cria consultoria no segmento de condomínios

Após a entrega do empreendimento e instalação do condomínio inicia a gestão do novo síndico, o que exige conhecimento, pois o primeiro ano demanda muitos ajustes e cuidados para o sucesso do empreendimento.

A assembleia geral de instalação (AGI) é o primeiro passo para o início da vida condominial. É a partir dela que os representantes legais são eleitos e se aprova uma previsão orçamentária para rateio das despesas do condomínio. A convenção é apresentada pela construtora e nada impede que os condôminos tomem ciência deste documento com antecedência, desta forma poderão ver as clausulas e optar pelas alterações que julgarem convenientes para o condomínio. As alterações poderão ser feitas já na primeira assembleia caso constarem no edital de convocação.

Na AGI (Assembleia Geral de Instalação) é feita a escolha do primeiro síndico e do Conselho Consultivo e/ou Fiscal, além de aprovar a taxa condominial com base na previsão orçamentária. Todos os assuntos da primeira assembleia devem constar no edital de convocação entregue pela construtora aos moradores.

A previsão orçamentária deve ser feita dentro da realidade do condomínio, e pode acontecer que depois de alguns meses, os assuntos decididos na primeira assembleia possam mudar. Neste caso, é possível convocar uma nova assembleia para fazer uma reavaliação desta previsão orçamentária inicial.

Deve ser entregue também ao síndico eleito o cadastro dos moradores com todos os dados de contato para que na entrada dos moradores se tenha mais controle no agendamento das mudanças.

Sindico eleito, e agora?
Neste momento aparecem muitas demandas importantes para a primeira gestão do condomínio e devem ser seguidas pelo novo síndico, entre elas: a escolha dos funcionários e montagem das equipes de trabalho, seleção das empresas prestadoras de serviço, aquisições de bens, utensílios e equipamentos necessários para montar o enxoval do condomínio, caso estes já não tenham sido entregues junto com o empreendimento. Em paralelo a estas demandas existem aspectos muito importantes e que compõe o recebimento do empreendimento pelo sindico que são: o ato da entrega do empreendimento e a primeira vistoria do imóvel, o recebimento de toda a documentação administrativa, checklist dos equipamentos recebidos e verificação de prazos de garantias.

Mas como fazer isso de forma correta? A advogada Erica Faerber há nove anos exercendo a função de síndica profissional em empreendimentos de alto padrão na cidade de Balneário Camboriú, presenciou as dificuldades encontradas por profissionais que assumem pela primeira vez a gestão e presta serviço de consultoria voltado para construtoras e síndicos de primeira gestão.

Para tanto, a proposta é acompanhar os últimos 60 dias da entrega do empreendimento e nos primeiros 30 a 60 dias da eleição do síndico em assembleia. “Trata-se da fase mais complexa para os síndicos, pois a função exige muitas demandas como vistoria de recebimento do condomínio, documentação, contratação de funcionários, montagem de equipe, patrimônio do condomínio, entre outras”, destaca a advogada.

Em se tratando das construtoras, ela lembra que o propósito da consultoria é evitar desgastes entre a construtora e o condomínio.

Buscando dar apoio ao gestor, Erica cita quatro passos que considera importantes e que merecem a atenção do síndico, que tanto pode ser morador do prédio, profissional ou a própria construtora.

Principais itens que devem ser observados pelo síndico:

1º passo: Entrega do empreendimento

• Deve ser feito um protocolo oficial (termo de responsabilidade de entrega do empreendimento) pela construtora junto com o síndico e conselho. Nele, será apresentado um inventário do mobiliário das áreas comuns: mesas, cadeiras, eletrodomésticos, louças do salão de festas, equipamentos da academia, entrega de chaves, entre outros.
• A vistoria deve ser feita pelo síndico com o acompanhamento do conselho na semana seguinte da entrega do empreendimento. A vistoria deve ser de forma detalhada e em todos os ambientes do condomínio.
• Com a entrega do Termo de Responsabilidade das áreas comuns pela construtora, o síndico tem a responsabilidade de notificar a construtora a fazer reparos quando verificados vícios referentes ao empreendimento. Dentro das unidades é de responsabilidade do proprietário dirigir-se à construtora.
• A entrega da documentação administrativa do condomínio pode ser recebida em uma pasta com os documentos ou por meio digital, cabendo aos responsáveis manter e conservar a documentação.

Fazem parte da documentação administrativa:

• Manual do Proprietário
• Alvará de Construção
• Auto de Conclusão
• Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB)
• Selo dos extintores
• Relatório de Inspeção dos elevadores com Anotação de Responsabilidade Técnica do engenheiro responsável
• Sistema de Proteção a Descarga Atmosférica (SPDA)
• Certificação de limpeza e análise química referente à limpeza dos reservatórios
• Certificado de ensaios de pressurização em mangueiras
• Notas fiscais de máquinas e equipamentos instalados para fins de garantia.

Documentação Técnica:

• Projeto Aprovado
• Projeto de Sondagem
• Projetos de Fundações
• Contenções, cortinas e arrimos
• Projetos de Estruturas
• Projeto de Instalações Prediais (Instalações Hidráulico Sanitárias e de água pluviais, instalações de gás, Instalações elétricas, de telefonia, e de para raios (SPDA) instalação de ar condicionado).

Segundo Erica, é fundamental que a vistoria seja bastante criteriosa. “Este é justamente o momento de questionar a construtora a ocorrência da falta de algum item, por isso a importância da vistoria ser na semana seguinte à entrega do empreendimento”, salienta. A consultora também sugere que as construtoras possam prever em seus projetos uma sala para a administração e para o setor responsável pela limpeza do condomínio. “Independentemente do tamanho ou padrão do condomínio, um local onde o síndico possa armazenar documentos, onde ele possa prestar atendimento aos condôminos e desenvolver seu trabalho, e também uma sala para o trabalho do pessoal de limpeza. O síndico e os funcionários são o coração do prédio, são eles que fazem tudo funcionar. Essa duas linhas são literalmente esquecidas pelas construtoras”, diz.

2º passo: Manutenções

• O síndico deverá tomar ciência das manutenções para não perder o prazo das garantias e deve prestar atenção aos Manuais dos equipamentos como elevadores, ar condicionado, bomba d´água, geradores, equipamentos de segurança, equipamentos da academia, etc.

  Para Erica, um ponto chave no recebimento do empreendimento é a verificação do Termo de Responsabilidade de funcionamento dos elevadores entregues pela empresa que fez a instalação do equipamento.

  Segundo ela, os elevadores são instalados um ou dois anos antes da entrega efetiva do condomínio. “Durante a obra um dos equipamentos é utilizado para o transporte de material de construção e acaba se deteriorando”, alerta. Para tanto a consultora sugere ao novo síndico que solicite à construtora a apresentação de um Termo de Responsabilidade de 100% de funcionamento atualizado e não o da época da instalação.

3º passo: Metodologia

• Nessa fase, ao assumir o condomínio, o síndico deve implantar sua metodologia de trabalho: contratar funcionários, checklist de atividades, serviços terceirizados, compra de material de limpeza, contrato com empresas especializadas (piscina, jardim, academia), etc.

  Segundo Erica, para o síndico enfrentar o desafio da primeira gestão do empreendimento, além de conhecimento, é necessário ter sempre um bom posicionamento frente a construtora, equipe de trabalho e moradores.

4º passo: Regimento interno

• Após a entrega do empreendimento há a fase de adaptação dos condôminos. Em média de 60 a 90 dias – onde ocorre a necessidade de alterações e adequações à vida cotidiana do condomínio, como entrada e saída de mudanças, uso das áreas comuns, acesso de animais, horários, etc. – Na entrega do empreendimento a construtora apresenta um regimento interno padrão que poderá sofrer alterações mediante agendamento de uma nova assembleia para fazer as devidas adequações.

A entrada dos novos moradores

• Quando da entrega do empreendimento, logo nos primeiros dias, os condôminos estão ansiosos para entrar com a mudança ou fazer reformas, o que pode gerar dificuldades no relacionamento interno. Importante delimitar as entradas, com agendamento de 48h de antecedência para organizar a disponibilidade do uso do elevador.

  A entrada dos novos moradores pode gerar avarias durante a mudança como lascas nas paredes dos corredores, por isso a importância do agendamento, para que o zelador possa acompanhar e ver quais as unidades estão efetuando mudanças e cobrar por eventuais avarias. O ideal é colocar capa nos elevadores para não provocar danos ao equipamento Os horários e dias designados para reformas devem ser respeitados e a unidade em obra deve se responsabilizar pelos eventuais resíduos que não podem ser colocados nas lixeiras do prédio.