Conheça os seis passos para manter seu condomínio no caminho certo

Para muitos, a crise já chegou aos condomínios. Para outros, ela ainda está à espreita, mas até o momento não se apresentou.

A verdade é que com os aumentos na tarifa de energia, cerca de 38%, e de água – aproximadamente15% em muitos estados – , além dos reajustes da categoria de porteiros e zeladores na casa dos 10%, muitos condomínios estão sentindo dificuldade em fazer “fechar a conta” sem ter que aumentar a cota condominial.

Soma-se a isso, também, o aumento da inadimplência, que já vem afetando alguns condomínios e criando, assim, mais uma dificuldade para se ater ao que estava planejado na previsão orçamentária.

Você vai notar que a ordem não é apenas economizar, o momento também pede uma melhor organização da administração, a fim de deixa-la mais eficaz e eficiente. Em outras palavras, é hora de aproveitar o momento para “por ordem na casa”.

1 – Boa gestão financeira

Saber quais são os principais gastos do seu condomínio é fundamental para otimizar a gestão. Caso seja necessária alguma ajuda, a administradora deve colaborar não apenas com esse levantamento, mas também comparando com outros clientes que tenham um porte similar ao do seu condomínio.

A sua administradora é uma grande parceira nesse momento. É ela quem pode trazer alternativas para evitar o aumento da taxa de condomínio – afinal, a elevação da cota é algo a ser evitado durante o período de crise.

É nessa análise que podem ser apontados desperdícios e gastos desnecessários como horas extras em excesso e outras despesas incompatívies com a realidade do condomínio, como um contrato de elevador que cubra peças, sendo que o equipamento é novo não carece desse tipo de cobertura.

Saiba como localizar “gorduras” no orçamento do condomínio
Via de regra, o gasto principal de um condomínio é com a folha de pagamento: os funcionários podem chegar a representar 60% de tudo que se arrecada no condomínio. Depois desse, temos as contas de água e luz e, então, os contratos de manutenção do condomínio.

“Geralmente, os funcionários somam 60% das despesas do condomínio. As despesas de manutenção somam 20%. Gastos com consumo totalizam 10%. A parte administrativa e outros correspondem a 10%. Logicamente, isso pode variar, para cima ou para baixo, de acordo com as características do condomínio”, ressalta Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.

2 – Combate à inadimplência

Esse é o maior medo dos gestores de condomínio hoje. Um aumento na inadimplência é perigoso para condomínios onde a taxa já esteja considerada alta. Afinal, se houver menos gente contribuindo com os gastos mensais, haverá aumento da taxa, o que a tornará ainda mais difícil de pagar.

É importante que o condomínio faça uma marcação cerrada sobre os inadimplentes, aplicando penalidades legais e regras claras para todos, devidamente comunicadas e aprovadas em assembleia.

É fundamental que se passe a ideia de que a cota condominial é uma prioridade, e que, caso não seja paga, o condomínio como um todo sentirá e a administração tomará providências imediatas.

Dessa forma, evita-se que o morador deixe de pagar o condomínio para honrar outros débitos.

Baixe aqui cartaz de conscientização contra inadimplência no condomínio
Para não deixar esse cenário se instalar no condomínio, muitos locais estão trabalhando com a cobrança até antes do término do período bancário.

“Também estamos inovando na maneira de cobrar: agora usamos SMS e e-mail para chegar ao devedor, e não apenas as cartas”, aponta Fernando Fornícola, diretor da administradora Habitacional.

Uma boa saída são também os plantões para acordo com os devedores. Muito indicado para condomínios de médio e grande porte, isso pode ser feito, por exemplo, um ou dois sábados por mês.

Vale lembrar que o que pode ser concedido para o inadimplente é um parcelamento da dívida. Nem o síndico e nem a administradora têm autonomia para oferecer “descontos” no montante devido, uma vez que esse dinheiro é de todos.

3 – Gestão de RH

Horas extras: Ficar de olho na escala é a chave para a conta não sair mais cara do que precisa ser para o condomínio. Com uma escala bem feita, é possível economizar até 20% na folha de pagamentos.

Para isso, deve-se prestar atenção nas horas extras do local. Caso sejam mesmo necessárias, pode valer a pena contratar um funcionário a mais para suprir essas horas.

Para chegar a essa conclusão é fundamental estar bem assessorado: tanto a administradora quanto a terceirizadora devem estar aptos a ajudar o síndico com essa questão.

Bom lembrar que no caso do funcionário fazer hora extra há mais de um ano é necessário indenizá-lo antes de cortar as horas extras.

“O ideal é pagar apenas as horas extras noturnas. Antes de simplesmente cortar as horas extras com os funcionários, o síndico e o conselho podem conversar e explicar que a situação do local não está boa. Isso mostra que a equipe se importa com todos”, sugere a professora da Escola Paulista de Direito Rosely Schwartz.

4 – Uso racional da água e energia

Essas contas têm aumentado de valor e merecem todo esforço em busca de economia.

Água
Apesar de não ser uma alternativa para condomínios mutio antigos, devido ao número de prumadas, a individualização de hidrômetros é uma forma bastante efetiva de diminuir a conta de água dos moradores.

Outra medida que contempla a todos os empreendimentos é a checagem periódica de vazamentos, tanto nas áreas comuns como nas unidades, além de campanhas contínuas de conscientização.

“Não adianta fazer uma campanha de conscientização de consumo d´água em um mês e depois não fazer mais. As pessoas naturalmente se acomodam se não estiverem sendo lembradas e motivas constantemente. Uma boa dica é, periodicamente, apresentar o gráfico de consumo d´água apontando a evolução do nível de consumo e a economia gerada no período, por exemplo”, ressalta Julio Paim, diretor do SíndicoNet.

Energia
Já para diminuir a conta de luz, uma opção é a instalação de lâmpadas do tipo LED, que podem cortar em até 50% a conta de energia do condomínio.

Mas tanto no caso da individualização da água como no caso do LED é necessário investir certo montante nessa melhoria que irá gerar economia.

Uma opção é fazer a substituição por partes, a começar pela iluminação das cabinas dos elevadores, que ficam 24hrs por dia acesas e, por isso, são grandes vilãs de consumo e desperdício de energia. O investimento nesse caso não é alto e o resultado é significativo.

“Se o condomínio puder fazer essas trocas agora, é esse o momento de investir. Os fornecedores estão bastante abertos para negociar”, explica Vania Dal Maso, gerente de atendimento da administradora Itambé.

Uma iniciativa que não custa nada e costuma dar ótimos resultados é, também, uma campanha de conscientização dos moradores, alertando para o consumo racional de energia e para os altos preços cobrados das concessionárias.

Veja abaixo alguns cartazes sobre consumo racional de água e energia:

Cartaz sobre economia de energia
Cartaz sobre economia de água
Cartaz sobre inspeção contra vazamentos
Cartaz para teste de vazamentos
Cartaz sobre torneira pingando

5 – Manutenção e benfeitorias

A atenção especial a esses dois itens da administração condominial se deve ao fato que, em tempos de crise, é fácil o síndico ser induzido ao erro na gestão da infraestrutura do condomínio.

Manutenção preventiva
É preciso estar atento para não postergar manutenções preventivas importantes e enxergar as oportunidades que o momento de crise pode gerar.

“Manutenção preventiva deve ser prioridade, sempre. Por isso, buscar economia nessa área merece muito cuidado e uso de bom senso, já que pode ser tentador cortar gastos que aparentemente não pareçam essenciais, mas que, na realidade, são imprescindíveis para a durabilidade e bom funcionamento do equipamento. Nesses casos, o custo será bem maior para reparar o dano no futuro”, alerta Julio Paim.

Entretanto, isso não quer dizer que não há margem para economia nesse setor. Há casos comuns de condomínios com contratos de manutenção incoerentes com a realidade do empreendimento.

Mais uma vez, vale a expertise da administradora ou síndico profissional em ajudar a identificar possíveis gastos excessivos e corrigí-los.

Sempre que questionados, esses profissionais devem saber explicar ao corpo diretivo se um determinado serviço está compatível com a demanda do condomínio e se o preço está na média, acima ou abaixo do mercado.

Além disso, o momento não deixa de ser uma oportunidade para uma possível negociação de valores com fornecedores.

“Muitos fornecedores estão querendo negociar e vemos que as empresas podem até abrir mão da correção do IGPM (índice de cálculo da inflação) para manter os clientes”, argumenta Julio Herald, da Administradora Predial.

Caso não seja possível um desconto desse tipo, é válido tentar buscar outras empresas – mas sempre com a mesma qualidade. Por exemplo: não troque um contrato de manutenção de elevador levando em consideração apenas o preço. A segurança dos moradores tem relação direta com a qualidade e capacitação da empresa contratada.

O bom senso na negociação também é válido. Se o preço cobrado estiver estiver abaixo ou na média de mercado, não vale “espremer” ao máximo o fornecedor, sob o risco de queda de qualidade no serviço.

Outro exemplo é trocar de administradora apenas pelo preço, principalmente se o condomínio está satisfeito com os serviços prestados. Lembre-se que contar com uma boa administração é um dos principais pilares para enfrentar a crise.

Benfeitorias
Um setor que sentiu bastante o freio nos gastos dos condomínios foi o das empresas de obras e benfeitorias.

Muitos condomínios estão pondo o pé no freio e só quem já tinha dinheiro previsto para obras – ou quem já as tinha iniciado – está executando benfeitorias.

Porém, vale ressaltar a importância na identificação da prioridade da obra. Dessa forma, se for um reparo urgente ou importante, postergá-lo certamente trará mais deteriorização, custos futuros e desvalorização ao patrimônio.

6 – Criatividade

São nos momentos de crise que muitos saem da zona de conforto e fazem um esforço extra para inovar e criar novas situações que ajudem a lidar com o momento. Veja abaixo algumas ideias para auxiliar seu condomínio a gastar menos:

Portaria virtual remota: O assunto é novo, mas muitos condomínios, principalmente em grandes centros, querem conhecer a possibilidade de terceirizar a portaria para uma empresa que faça esse serviço remotamente. Apesar do investimento ser alto, a economia pode chegar a 50% na folha de pagamento. Assim, o serviço costuma se pagar após o primeiro ano, uma vez que durante esse período o local deve arcar com os custos de implantação de equipamentos. Vale ressaltar que essa medida é válida, principalmente, para condomínios menores, com até 60 unidades.

Reúso da água: usar menos água é uma ótima saída não apenas para o bolso do condomínio, mas também para todo o planeta. Ao contrário do que muitos pensam, a instalação não é complexa, pois boa parte dos condomínios já possui reservatórios para captação da água da chuva. Caso seja possível instalar um sistema do tipo, a água de reúso pode servir para limpeza das áreas comuns e para molhar o jardim.

Aluguel de áreas comuns: as vezes, o condomínio pode também apostar em alugar áreas comuns para os moradores, como salão de festas e churrasqueiras. Para isso, no entanto, é preciso a anuência da maioria dos moradores em assembleia
Aluguel do topo para operadoras de telecomunicação: esse tipo de contrato costuma fazer uma boa diferença nas finanças dos condomínios e atualmente ficou mais fácil ofertar seu espaço para as operadoras interessadas.

Fonte: Sindiconet