O fim do ano é um momento decisivo para um bom gestor de condomínios. Embora as maiores preocupações de todos na época sejam com festas, compras ou preparativos para as férias, quem administra um prédio precisa fazer um esforço extra: o de elaborar as metas e a previsão orçamentária para o ano seguinte. A assembléia para aprovação do orçamento, assim como a de prestação de contas, é obrigatória ao menos uma vez por ano de acordo com a lei dos condomínios. Mas a sua importância não se deve unicamente a isso: quem deixar minuciosamente estipulado quanto vai gastar com cada setor nos 12 meses seguintes e de onde virá o dinheiro, ganha em tranqüilidade e credibilidade. Isso significa que um trabalho mais árduo neste momento evita uma série de problemas no ano que virá.

Para o administrador e professor de finanças Artur Fuentefria, o mais importante ao elaborar um orçamento é traçar objetivos para o ano seguinte. Isso inclui estudar despesas extraordinárias, como benfeitorias e reformas. Se o condomínio precisa de um novo hall de entrada ou da instalação de um circuito de TV, essa é a hora de planejar. Sem um plano mínimo do tipo, a própria administração fica um pouco perdida. “Quem não tem metas não sabe o que quer”, diz Fuentefria.

O especialista sugere que os administradores do condomínio se espelhem no processo de gestão de uma empresa. Toda corporação que se preze faz um plano de metas para o ano seguinte, especificando o quanto pretende se expandir e de que forma financiar as mudanças. Em empresas maiores, cada departamento traça estratégias de gastos e ações para o ano que virá. A equipe de cada setor apresenta propostas de despesas, suas justificativas e a maneira de se atingir o programado. Se os profissionais da área de marketing, por exemplo, tem como objetivo criar um novo plano de comunicação, terão que demonstrar a necessidade do projeto, números de suas despesas e os benefícios. No fim, todos os setores juntam suas propostas e elaboram um plano coletivo.

O mesmo pode ser pensado para o condomínio: a administração do prédio pode dividi-lo em departamentos: o de segurança, manutenção de equipamentos, infra-estrutura e assim por diante. Avaliar as urgências de cada área poderia ser responsabilidade de um condômino ou conselheiro diferente. Seria preciso analisar a necessidade de despesas em cada um desses setores para fazer uma boa previsão orçamentária. “O síndico que trabalha assim tem o benefício de enxergar o condomínio como um todo”, diz Artur Fuentefria.

Elencar desta maneira os investimentos mais urgentes de um condomínio para o ano seguinte é uma tarefa complicada, que exige bom senso e participação. Cada condomínio tem uma prioridade ou setor que necessite de atenção mais emergencial. É preciso avaliar que tipo de melhorias ou reformas são mais essenciais e proporcionariam mais conforto, valorização do imóvel, redução de custos e segurança. Essa tarefa não cabe unicamente ao síndico. É preciso conversar com os moradores e ter o apoio de conselheiros para definir as prioridades. Nessas horas, conta muito o espírito de equipe da administração. Uma boa alternativa pode ser uma pesquisa junto aos condôminos e moradores.

Além de pensar nas reformas do ano seguinte, o síndico também tem que estar atento a uma série de variáveis que influem na previsão de orçamento de um condomínio. Os fatores mais básicos são as despesas sazonais, como o décimo terceiro salário dos funcionários e gastos como a conta de água no verão, que precisam ser computados e divididos na conta do ano todo. Estudar as despesas do conjunto nos anos anteriores ajuda a ter uma noção mais concreta do cálculo.

Outro fator que precisa ser lembrado na hora de estipular a previsão é a margem de segurança como prevenção a aumentos repentinos de custos. Além da quantia que precisa ser destinada por lei a um fundo de reserva, que varia entre 5 e 10% das despesas, o síndico tem que se precaver em relação a variáveis externas. Em uma economia sujeita a instabilidades como a brasileira, uma eventual alta fulminante do dólar pode alavancar o preço de despesas essenciais do prédio. A inflação, aliás, é um fator que sempre tem que ser levado em conta. Para se ter uma idéia, a inflação acumulada no ano segundo o IPCA (Índice de Preços ao Consumidor Amplo), o indicador oficial do IBGE, deve ficar na faixa de 8% em 2015. Uma quantia equivalente ou superior a essa precisa estar na conta da previsão orçamentária para cobrir a futura elevação de gastos com fornecedores e prestadores.

A situação da economia no país também pode afetar o condomínio indiretamente: se houver uma tendência de forte recessão no mercado, a inadimplência vai aumentar durante o ano. A taxa do condomínio é um dos primeiros compromissos que o cidadão com problemas no bolso deixa de honrar. Uma boa saída é estudar a média de inadimplência do prédio nos últimos anos e colocar uma quantia no orçamento que suplante a eventual falta dessa receita. Estimativas de associações de classe apontam uma média de 10% de condôminos inadimplentes a cada mês.

Feitos todos os cálculos, é hora de divulgar a previsão aos condôminos. Para Artur Fuentefria, agir com essa transparência e esmero, mostrando um mapeamento de detalhes de receitas e gastos do condomínio, não só proporciona um diferencial na gestão como evita futuras críticas e mostra respeito aos outros proprietários, que são quase como clientes do síndico. Na prática, no entanto, essa atitude não é comum. “Quase ninguém faz. É preciso que surja uma cultura de planejamento”, diz. Com um orçamento bem elaborado e programado, a gestão das finanças no resto do ano pode ser reduzida a um controle e acompanhamento das metas estabelecidas, com um mínimo de ajustes. Ou seja: sinônimo de estabilidade, sem caixa no vermelho ou assembleias para aprovar aumento na taxa do condomínio.